공공기관 온오프라인컨퍼런스

청주시 오송읍에 있는 한 국립보건기관은 항생제 내성에 대한 컨퍼런스를 온/오프라인컨퍼런스 형태로 서울에서 여는 것을 계획하였습니다. 연자는 서울 및 수도권에서 근무하시는 대학교수 및 연구기관 종사자로서, 오전/오후 세션 중 본인에게 할당 된 30-40분 동안 발표를 하였습니다.

본 컨퍼런스는 온라인으로 송출하는 것으로 계획되었습니다.

온라인 예상접속인원은 100-200명이고 접속에 대한 제한은 없었습니다. 즉, URL을 가진 사람이라면 누구나 발표를 들을 수 있습니다. 따라서, 온라인미팅솔루션으로 유트브를 선정하였습니다. 만약, 누구에게나 오픈된 온라인미팅이 아니라면 ZOOM, TEAMS을 비롯한 유료 애플리케이션을 써야만 했으나, 본 행사는 그러한 제약이 없었습니다.

고객사의 예산과 행사장 수용인원을 고려하여, 행사장을 코트야드메리어트서울남대문호텔로 선정하였습니다.

행사장 선정에 대한 고객사의 요구사항은 다음과 같았습니다.

• 순차적인 세션 진행에 따라, 연자 및 주최기관 임직원들이 대기할 수 있는 별도의 공간이 필요하다.
• 본 행사장 내 연자석은 횡으로 설치되어야 하며, 8인석이 필요하다.
• (당사 의견) 종으로 길게 뻗은 공간이 아니므로 연단설치는 필요없다. 고객사 수용함
• (당사 제안) 행사장을 ㄱ자로 활용하고, 한쪽면엔 가로 4m 백월(Back wall)을 설치하고, 그 앞에 연자석을 횡으로 배치한다. 다른 면에 발표를 위한 스탠드를 설치한다.

한편, 고객사의 요구사항에 따라 무대 및 AV장비 구성을 다음과 같이 제안하여 실행하였습니다.

• 1분 길이 동영상을 제작한다. 이 동영상은 행사 시작, 오전 세션 종료 그리고 오후 세션 시작 전 3번에 걸쳐 플레이된다.
• 행사 2일전, 고객사에서 제시한 개략적인 Time line에 따라 분 단위 Cue sheet를 작성한다.
• 행사 전날, 무대가 설치한다.
• 카메라는 3개를 배치한다. 1대는 발표자, 1대는 사회자 그리고 1대는 연자석을 비춘다. 발표자, 사회자를 위한 카메라는 고정하고 연자석을 위한 카메라는 필요 시, 행사장 스케치 용도로 이용한다.
• 8자리 연자석에는 회의장용 마이크(구스넥마이크)를 설치한다.
• 연자스탠드와 사회자스탠드는 유선마이크를 설치한다.
• 연자가 발표소요시간을 알 수 있도록 디지털시계를 바닥에 설치한다.
• 발표자와 사회자는 별도의 조명을 사용하고, 연자석은 마주보는 빛의 강도를 고려하여 간접조명 방식으로 운영한다.
• 무대 설치 후, 카메라, 마이크, 컨텐츠PC, 송출PC를 설치하고 테크니컬리허설을 실시한다.
• 사전에 취합된 발표자료 및 영상 내 그래픽을 위한 PIP(PIcture in Picture) 자료는 ‘컨텐츠PC’에 위치하고 이 컨텐츠 오퍼레이션은 ‘오퍼레이터’가 맡는다.
• 사회자의 행사 진행에 따라, ‘컨트롤러’는 비디오, 오디오 그리고 컨텐츠오퍼레이터를 지시한다.
• 온라인 송출 영상을 녹화하여 고객사에 전달한다.